Văn hóa Tuân thủ Đạo đức trông như thế nào?
- Quản trị Web
- Apr 13, 2021
- 9 min read
Văn hóa Tuân thủ Đạo đức trông như thế nào?
Do các công ty đặt cọc cao trong việc phát triển, thực hiện và giám sát các chương trình tuân thủ hiệu quả của riêng họ, điều cần thiết là ban lãnh đạo công ty phải hiểu mức độ trách nhiệm, vai trò và các lựa chọn của họ để thành công ở mục tiêu quan trọng này. Mặc dù mỗi công ty sẽ thiết kế và triển khai chương trình tuân thủ của họ với các thuộc tính duy nhất tùy thuộc vào ngành, quy định và hồ sơ rủi ro duy nhất của họ - tất cả các chương trình tuân thủ tốt nhất đều được xây dựng dựa trên một số nguyên tắc cơ bản.
Những nguyên tắc này - kết hợp với Hướng dẫn tuyên án của Ủy ban kết án Hoa Kỳ và Chương trình đánh giá sự tuân thủ của Bộ Tư pháp Hoa Kỳ (DOJ) vào tháng 6 năm 2020 - có thể hướng dẫn các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ngày nay đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ pháp luật và xây dựng văn hóa đạo đức sẽ củng cố tổ chức của họ về lâu dài.
Nền tảng của sự tuân thủ: Văn hóa doanh nghiệp E thical
Trước tiên, chúng ta cần thiết lập sự khác biệt tinh tế nhưng quan trọng giữa tuân thủ và đạo đức khi nói đến văn hóa doanh nghiệp và cách nó tác động đến những người có liên quan. Tuân thủ là hiểu và hành động theo luật, quy định, chính sách và thủ tục áp dụng cho tổ chức của bạn.
Điều đó nói rằng, một công ty có thể tuân thủ mà không nhất thiết phải có đạo đức. Một nền văn hóa đạo đức không chỉ là tuân thủ pháp luật. Chúng ta có thể thực hiện hành vi mà không tạo ra rủi ro pháp lý đáng kể không? Ứng xử có phù hợp với các giá trị doanh nghiệp của chúng ta không? Đó có phải là điều chúng tôi muốn quảng bá trong công ty không?
Một nền văn hóa đạo đức chắc chắn bao gồm sự tuân thủ nhưng đặt tiêu chuẩn cao hơn.
Chúng tôi chia sẻ niềm tin rằng một chương trình tuân thủ chặt chẽ sẽ thậm chí còn mạnh mẽ hơn khi nó được xây dựng cùng với cam kết nuôi dưỡng văn hóa doanh nghiệp có đạo đức. Tránh rủi ro pháp lý tiềm ẩn là điều cơ bản, nhưng các công ty quan tâm đến việc giảm thiểu rủi ro tuân thủ về lâu dài nhấn mạnh tầm quan trọng của tính liêm chính của cá nhân và tích cực xây dựng lòng tin giữa tất cả các bên liên quan.
Nói cách khác, văn hóa đạo đức mang lại lợi ích cho công ty ở một số khía cạnh quan trọng:
tinh thần nhân viên được cải thiện,
hành vi sai trái của nhân viên giảm sút,
sự sẵn sàng của nhân viên để báo cáo các hành vi sai trái gia tăng, và
tổng lợi nhuận của công ty và tính bền vững của hoạt động tăng lên.
Một nền văn hóa đạo đức chắc chắn bao gồm sự tuân thủ nhưng đặt tiêu chuẩn cao hơn.
Một cách để khuyến khích hành vi có đạo đức là dành thời gian để thảo luận chung, thống nhất và khắc ghi một loạt các giá trị cốt lõi. Trong trường hợp của Cấp pháp lý, chúng tôi là một tổ chức giao dịch với các vấn đề dữ liệu phức tạp trong thời gian ngắn, và những giá trị này đến cuộc sống như give a damn , lấy nó làm đúng , và cho thấy sự tôn trọng . Mỗi tổ chức sẽ thể hiện các giá trị của mình một cách khác nhau. Vấn đề là khi hành vi đạo đức là một phần không thể thiếu trong các giá trị văn hóa của công ty, thì việc tuân thủ tự nguyện là một kết quả có nhiều khả năng xảy ra hơn.
Nhấn mạnh mới trên dữ liệu - driven thiết kế chương trình
Hướng dẫn mới nhất của DOJ để đánh giá việc thiết kế, thực hiện và vận hành các chương trình tuân thủ hiệu quả của doanh nghiệp đã được ban hành vào tháng 6 năm 2020. Nó được sắp xếp xoay quanh ba câu hỏi cơ bản lấy từ Sổ tay Tư pháp:
Chương trình tuân thủ của công ty có được thiết kế tốt không?
Chương trình có được tổ chức áp dụng một cách nghiêm túc và có thiện chí không? Nói cách khác, chương trình có được cung cấp đầy đủ nguồn lực và được trao quyền để hoạt động hiệu quả không?
Chương trình tuân thủ của tập đoàn có hoạt động trên thực tế không?
Đối với câu hỏi đầu tiên về thiết kế chương trình, hướng dẫn tháng 6 năm 2020 của DOJ tăng cường nhấn mạnh vào các đánh giá rủi ro theo phương pháp luận, dựa trên dữ liệu, cụ thể cho từng công ty. Các đánh giá phải được “dựa trên việc truy cập liên tục vào dữ liệu hoạt động và thông tin trên các chức năng” và phải thông báo cho công ty những cập nhật về “chính sách, thủ tục và kiểm soát” của công ty.
Hơn nữa, hướng dẫn của DOJ và Nguyên tắc kết án nêu rõ rằng việc đánh giá rủi ro như vậy phải được thực hiện “định kỳ”. Mặc dù không định nghĩa "định kỳ", nó ngụ ý một số loại tần suất bắt buộc.
Đọc Đánh giá của DOJ về các Chương trình Tuân thủ của Doanh nghiệp
Dấu hiệu “thiết kế” trong hướng dẫn DOJ bao gồm đường dây nóng và chức năng điều tra của chương trình tuân thủ công ty. Theo tài liệu hướng dẫn, các công tố viên phải “đánh giá xem quy trình xử lý khiếu nại của công ty có bao gồm các biện pháp chủ động để tạo ra bầu không khí tại nơi làm việc mà không sợ bị trả thù, quy trình thích hợp để gửi khiếu nại và quy trình bảo vệ người tố cáo hay không.” Do đó, việc phát triển phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu để thúc đẩy văn hóa lên tiếng và nhận thức về chương trình không trả đũa của công ty là rất quan trọng. Các phương pháp có thể thực hiện điều này bao gồm:
Thường xuyên khảo sát nhân viên để xác định xu hướng trả lời cho các câu hỏi khảo sát về việc nhân viên đó có chứng kiến hành vi sai trái và không báo cáo hay không và tại sao;
Kiểm tra với người tố cáo sau khi kết thúc điều tra để đảm bảo người báo cáo không bị trả thù; và
Xem xét danh sách cắt giảm lực lượng cho các nhân chứng trong cuộc điều tra để đảm bảo các nhà quản lý không sử dụng - hoặc tạo ra ấn tượng sai về việc sử dụng - RIF để loại bỏ những nhân viên đã hợp tác trong cuộc điều tra của công ty.
Các cân nhắc thiết kế khác bao gồm:
Có quy tắc ứng xử nào chính thức hóa cam kết tuân thủ đầy đủ của công ty không?
Các chính sách và thủ tục của công ty có đưa văn hóa tuân thủ vào hoạt động hàng ngày của công ty không?
Các nhân viên có liên quan có thường xuyên được đào tạo dựa trên rủi ro thích hợp không?
Các chuyên gia tuân thủ từ lâu đã tìm cách làm cho việc đào tạo tuân thủ càng có tác động càng tốt. Những nỗ lực như vậy để tạo ra khóa đào tạo dựa trên rủi ro có tác động bao gồm những điều sau đây:
Đào tạo tuân thủ “lập hồ sơ” để các mô-đun được phân phối dựa trên nhu cầu (ví dụ: vai trò hoặc chức năng trong công ty, liệu nhân viên có phải là người quản lý con người hay không, v.v.);
Đào tạo “đúng lúc” chẳng hạn như mô-đun nhỏ hoặc bộ công cụ về xử lý kinh doanh được triển khai khi nhân viên đặt sách đến một số khu vực pháp lý có rủi ro cao nhất định; và
Nội dung, chẳng hạn như tóm tắt hoặc kịch bản, để các nhà quản lý cấp trung sử dụng trong các cuộc họp nhóm để mời các cuộc thảo luận và câu hỏi liên quan đến tuân thủ và do đó thúc đẩy văn hóa lên tiếng.
Tầm quan trọng của nguồn lực và trao quyền
Một rút ra quan trọng khác từ các trung tâm hướng dẫn DOJ đã cập nhật về sự thay đổi từ ngữ đối với việc xem xét thiết kế thứ hai ở trên, mà trước đây đã hỏi, "Chương trình có được thực hiện hiệu quả không?" Ban lãnh đạo công ty nên biết rằng hướng dẫn đặt trọng tâm mới vào các chương trình “hoạt động trong thực tế”, được “cung cấp đầy đủ nguồn lực” và “được trao quyền để hoạt động hiệu quả”.
Các tài liệu hướng dẫn đề cập rõ ràng đến việc phát triển “văn hóa đạo đức và tuân thủ” với “cam kết cấp cao của ban lãnh đạo công ty về việc thực hiện văn hóa tuân thủ từ cấp trung và cấp trên.” Lãnh đạo phải nêu gương bằng cách thể hiện rõ ràng với nhân viên ở mọi cấp độ mà hành vi đạo đức được mong đợi. Khi mọi người trong tổ chức được đánh giá và khen thưởng một cách nhất quán theo tiêu chuẩn này, theo thời gian, những giá trị sống này sẽ lan tỏa trong tổ chức và thấm nhuần văn hóa.
Tuân thủ hiệu quả
đòi hỏi đầu tư vào nhân sự và
công nghệ.
Hướng dẫn của DOJ tập trung vào việc trao quyền cho nhân viên tuân thủ có đủ quyền tự chủ và nguồn lực để thực hiện sứ mệnh của họ. Các công ty nên xác định rõ ràng cách họ định vị chức năng tuân thủ trong cơ cấu tổ chức tổng thể. Hơn nữa, việc tuân thủ hiệu quả đòi hỏi đầu tư vào nhân sự và công nghệ (những gì mà hướng dẫn gọi là “tài nguyên dữ liệu”). Chức năng tuân thủ phải có khả năng hoạt động độc lập.
Các chương trình phải liên tục phát triển
DOJ cũng đã cập nhật hướng dẫn của mình để yêu cầu các công tố viên xác định xem một chương trình có hoạt động “trên thực tế” hay không, đặc biệt nhấn mạnh vào việc cải tiến liên tục, kiểm tra định kỳ và xem xét. Các công ty sẽ được xem xét kỹ lưỡng về nỗ lực của họ để xem xét thường xuyên và có ý nghĩa chương trình của họ, và khả năng phát triển của chương trình “dựa trên các bài học kinh nghiệm”. Việc chứng minh năng lực đánh giá hợp lý có thể sẽ phụ thuộc vào việc sử dụng công nghệ hiệu quả để đo lường sự tuân thủ, cho dù bạn đang kiểm toán các giao dịch, phân tích việc sử dụng các tài khoản chi phí, thực hiện đánh giá hành vi của nhân viên trong các tương tác với khách hàng hoặc xác định các bất thường về dữ liệu trong kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp của bạn (ERP).
Các khuyến khích mới để cải thiện chương trình của bạn
Cuối cùng, hướng dẫn của DOJ chỉ ra “tính đầy đủ và hiệu quả” của chương trình tuân thủ của một công ty cần được xem xét khi các công tố viên điều tra đang xác định xem có buộc tội hay không và khi thương lượng lời biện hộ hoặc thỏa thuận khác trong trường hợp có thể có vi phạm.
Rõ ràng rằng thiết kế, ứng dụng và chức năng thực tế của chương trình sẽ phải chịu sự giám sát chặt chẽ của các cơ quan quản lý đang điều tra và theo đuổi các hành vi bị cáo buộc. Điều này cho thấy rằng các công ty nên có mọi động lực, không chỉ để sửa chữa những vi phạm tiềm ẩn mà họ có thể chú ý đến mà còn phải liên tục xem xét lại mọi khía cạnh của chương trình tuân thủ của họ trong những tháng và những năm tới.
Phần kết luận
Các công ty nghiêm túc trong việc phát triển và duy trì một chương trình tuân thủ nghiêm ngặt, chủ động biết rằng việc giám sát những thay đổi trong môi trường pháp lý chỉ là một khía cạnh của việc tuân thủ. Hành vi tuân thủ xuất hiện từ văn hóa công ty mạnh mẽ và thông lệ nhất quán theo thời gian. Nó được phản ánh trong các giá trị cốt lõi của tổ chức, cần giải quyết các nguyên tắc đạo đức cũng như các mệnh lệnh pháp lý. Nó không bao giờ được coi là đương nhiên mà phải liên tục chịu sự đo lường và giám sát bắt nguồn từ dữ liệu, vì vậy tổ chức có thể nhanh chóng phản ứng khi có vấn đề mới phát sinh. Cuối cùng, nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo mạnh mẽ, những người đã sẵn sàng đầu tư đủ nguồn lực cho một chức năng tuân thủ độc lập, và những người tự cho mình và mọi người trong tổ chức chịu trách nhiệm về hành vi của họ.
Comments