Trong bài viết này, chúng tôi đề xuất phương pháp tiếp cận ba bước để dẫn dắt doanh nghiệp của bạn

Trong bài viết này, chúng tôi đề xuất phương pháp tiếp cận ba bước để dẫn dắt doanh nghiệp của bạn thông qua các cuộc đàm phán quốc tế hướng tới một kết quả kinh doanh tốt hơn với tư duy toàn cầu. Bạn sẽ thấy từ những gợi ý bên dưới rằng sự chuẩn bị là chìa khóa cho những điều sau:

I. Chuẩn bị cho các cuộc đàm phán

A. Tạo dựng niềm tin.

Trách nhiệm thiết lập và duy trì mối quan hệ làm việc mang tính xây dựng với các bên đàm phán thuộc về bên liên quan cao nhất (bên đưa ra đề nghị và mong muốn thỏa thuận diễn ra nhiều nhất).

1. Sự đồng cảm giữa các nền văn hóa

(kết nối cảm xúc kích hoạt thay đổi hành vi). Sự đồng cảm cho phép chúng ta đặt mình vào vị trí của người khác. Khả năng xem xét quan điểm từ phía bên kia của bàn đàm phán không chỉ cho phép tầm nhìn chiến lược hướng tới thành công mà còn có thể tạo ra sự hiểu biết lâu dài về các giá trị cá nhân và nghề nghiệp để duy trì một mối quan hệ kinh doanh thành công. Tìm hiểu về lịch sử của đối tác kinh doanh địa phương và hoàn cảnh địa phương của họ sẽ giúp bạn hiểu thêm. Bắt đầu hành trình xuyên văn hóa bằng một bài tập nhận thức bản thân cũng rất quan trọng. Tôi muốn làm gì, làm thế nào và tại sao tôi muốn làm điều này, và theo cách nào? Sau đó, hãy để các giả định của bạn hướng dẫn các câu hỏi của bạn cho đối tác kinh doanh địa phương của bạn. Đào tạo về Tư duy Toàn cầu và nhận thức về văn hóa sẽ có lợi tức đầu tư cao nhất khi được tiến hành trước khi bắt đầu các mối quan hệ đàm phán. Ngay khi tầm nhìn và trọng tâm chiến lược được thiết lập, đã đến lúc đầu tư vào nguồn nhân lực sẽ dẫn dắt và thúc đẩy các cuộc đàm phán.

2. Tác động giữa các cá nhân.

Hãy đối mặt với nó, tất cả chúng ta đều sẵn sàng thực hiện một bước nhảy vọt lớn hơn về niềm tin, cố gắng nhiều hơn và luôn hướng tới thành công khi chúng ta làm việc với những người chúng ta thích. Nghiên cứu cho thấy - và bản chất con người sẽ chứng thực - rằng mọi người thích làm việc với những người khác có danh tiếng tốt. Phát triển các nhà lãnh đạo thường bao gồm xác định những gì bạn muốn “thương hiệu” của mình và thực hiện các bước mang tính xây dựng để xây dựng thương hiệu đó. Điều quan trọng là phải cố gắng hiểu các mạng lưới và kiểu quan hệ mà mọi người xây dựng và sử dụng ở các quốc gia khác. Tham gia và tham gia vào các mạng này sẽ nâng cao năng suất công việc lên rất nhiều.

3. Kỹ năng ngoại giao.

Khi mọi thứ diễn ra tốt đẹp, bạn sẽ dễ dàng duy trì các mối quan hệ. Nhưng phải làm gì khi nảy sinh bất đồng? Một số người coi sự bất đồng là cơ hội để học hỏi - đây là sức mạnh của sự đổi mới thúc đẩy sự đa dạng. Những người khác xem nó như một mối đe dọa. Bạn có thể tin rằng sẽ có bất đồng và hiểu lầm trong hầu hết các mối quan hệ, đặc biệt là trong các mối quan hệ giữa các nền văn hóa. Tận dụng cả sự đồng cảm và khả năng tích hợp các quan điểm đa dạng sẽ giúp ích khi cần phải ngoại giao để tìm ra giải pháp. Hãy nhớ rằng thành công trong ngoại giao không dựa trên mẫu số chung thấp nhất để tìm kiếm sự đồng thuận. Thay vào đó, các nhà ngoại giao có kỹ năng lắng nghe và học hỏi để đưa ra quyết định có học thức về kết quả tầm nhìn chung nên như thế nào.

B. Tư duy chiến lược / Phát triển thương hiệu cho các cuộc đàm phán.

Tư duy chiến lược và sự tham gia sẽ giúp tăng hiệu lực, phát triển hiệu quả, đảm bảo kết quả lâu dài và là trách nhiệm chính của bên liên quan cao nhất. Sau đó, bên liên quan cao nhất có thể - và có thể nên - ủy thác một số trách nhiệm nhất định cho những người có vai trò chủ chốt và có kiến ​​thức chủ đề lớn nhất trong những vai trò đó. Cố vấn nội bộ, dẫn dắt bất kỳ cuộc đàm phán nào, đóng một vai trò quan trọng ở đây - tuy nhiên, như đối với tất cả các khu vực đa văn hóa, hãy lưu ý rằng việc trao quyền cho cố vấn nội bộ để đưa ra quyết định và kích hoạt chiến lược có thể không giống nhau ở tất cả các công ty và ở tất cả các quốc gia.

Cố vấn nội bộ có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo trong việc tập hợp lực lượng đặc nhiệm sẽ thay mặt công ty đàm phán và phát triển sự rõ ràng về cách lực lượng đặc nhiệm này hình dung để xác định và tận dụng các cơ hội cũng như xác định và giảm thiểu rủi ro.

Cố vấn nội bộ cũng nên tham gia vào các cuộc trao đổi thích hợp - có khả năng tuân theo quy trình phỏng vấn do các chuyên gia nghiên cứu phát triển - với bên đàm phán khác trước khi đàm phán để xác định khách hàng, những người ra quyết định quan trọng và các bên liên quan, đồng thời hiểu được những niềm tin chính và cơ sở lý do cho một mong muốn kết quả kinh doanh từ quan điểm của họ. Hiểu biết về thị trường địa phương, hệ thống luật pháp và văn hóa - cũng như sự phụ thuộc lẫn nhau trên toàn cầu - là rất quan trọng để đặt ra những câu hỏi đúng và đưa ra những quan sát đúng đắn. Kiến thức này tạo ra một tâm trí ham học hỏi.

Bằng cách so sánh quan điểm bên trong và bên ngoài (cũng như cảm nhận), cố vấn nội bộ có thể giúp phát triển một chiến lược thương lượng rõ ràng bao gồm các điểm bán hàng chính và các điều khoản không thể thương lượng và thương lượng được. Một số câu hỏi quan trọng có thể được giải quyết là:

Động lực chính và cơ sở đưa ra quyết định đối với bên kia là gì? Các yếu tố quan trọng thúc đẩy thỏa thuận là gì? Điểm mạnh và điểm yếu là gì và những rủi ro nào được đưa ra cho cả hai bên?

Định vị của bạn là gì và làm thế nào để các cơ hội và thế mạnh của bạn hỗ trợ cho việc định vị này?

Giao thức nào phải được tuân theo và cách điều hướng giao thức đó trong các yêu cầu về thời gian và thực hiện giao dịch?

Các cuộc đàm phán sẽ diễn ra như thế nào? Trực tiếp, qua điện thoại?

Ai sẽ tham dự các cuộc đàm phán và tại điểm nào?

Chiến lược truyền thông nào sẽ hoạt động tốt nhất?

(Các) ngôn ngữ nào sẽ là ngôn ngữ trong các cuộc đàm phán?

Ai đang nói?

Ai kiểm soát các tài liệu / chỉnh sửa?

Làm thế nào bạn biết được khi nào đã đạt được thỏa thuận và có thể kết thúc thảo luận thêm về một vấn đề?

Sau đó, cố vấn nội bộ có thể phát triển bản đồ lộ trình và các nguồn lực cho các cuộc đàm phán

Các mốc quan trọng là gì?

Những loại tài nguyên nào là cần thiết? (ví dụ: du lịch, hội nghị truyền hình, bản dịch, thời gian)

Cơ chế phản hồi và giải quyết xung đột là gì?

II. Thực hiện các cuộc đàm phán

A. Kết nối thiện chí đa phương để có kết quả

Vì việc dành thời gian và nguồn lực cho các hội thảo về tư duy toàn cầu cho bên “bên liên quan cao nhất” là điều không dễ dàng nên đối với bên kia có thể không phải là điều đáng cân nhắc. Tuy nhiên, chúng tôi biết rằng sự thiếu tư duy toàn cầu của một trong hai bên có thể thất bại và làm chậm các cuộc đàm phán đáng kể như thế nào. Do đó, sẽ rất hữu ích nếu bắt đầu thực hiện các cuộc đàm phán với một hoạt động xây dựng nhóm toàn cầu giúp thảo luận và giải thích những khác biệt về văn hóa và quan điểm kinh doanh. Kết quả của hoạt động này sẽ rất quan trọng để tích hợp các quan điểm đa dạng theo những cách đôi bên cùng có lợi.

B. Thực hiện thương lượng

Tận dụng chiến lược nêu trên, các nhà đàm phán có thể hưởng lợi từ việc coi một cuộc đàm phán giống như một kế hoạch dự án, bao gồm:

Biết ai là ai.

Ai là người dẫn dắt cuộc đàm phán? Ai cần có mặt?

Các vấn đề chính sẽ được thảo luận và các thông điệp chính được đưa ra như thế nào?

Thẩm quyền - ai cần phê duyệt?

Hình thức và định dạng.

Hợp đồng bằng văn bản có được chấp nhận không và đây có phải là nguồn sự thật duy nhất không?

Có ngôn ngữ quản lý không? Ngôn ngữ kép?

Sẽ có thương lượng trực tiếp hay ảo?

Theo dõi bản đồ đường đi, sử dụng cơ chế phản hồi và tài nguyên.

C. Điều hướng sự khác biệt cá nhân và văn hóa trong giao tiếp, tích hợp các quan điểm khác nhau và lắng nghe

Một lần nữa, hãy biết ai là ai, ai là người nói trước và ai là người phê duyệt.

Cách của bạn không phải là cách duy nhất. Kỹ năng ngoại giao của bạn sẽ là vô giá.

Xem xét tác động có thể có của giới tính, dân tộc, phong tục tập quán và phong cách.

Văn hóa là giao tiếp và giao tiếp là văn hóa. Hiểu văn hóa đang ảnh hưởng đến giao tiếp như thế nào và làm rõ bất cứ khi nào cần thiết.

Nhạy cảm với giao tiếp phi ngôn ngữ. (ví dụ: giao tiếp bằng mắt, sắp xếp chỗ ngồi do thâm niên, hoặc các lý do khác).

Khi nghi ngờ, hãy hỏi. Sử dụng các kỹ thuật phổ biến như theo sau một tuyên bố với một câu hỏi làm rõ - "Để tôi chắc chắn hiểu, chúng ta đã đồng ý rằng 1 + 1 = 2?"

Đảm bảo lắng nghe văn hóa sâu sắc hơn. Tại sao bên kia lại giao tiếp và hành động theo một cách nhất định? Cơ sở lý luận cơ bản sẽ cung cấp cho bạn manh mối về những gì thực chất đối với phía bên kia.

Hiểu và tôn trọng tốc độ.

Cân nhắc múi giờ và tác động đến thời gian làm việc / cá nhân.

Theo dõi tiến trình đối với các mốc quan trọng và yêu cầu làm rõ hoặc đề xuất nếu bạn thấy trước những trở ngại trong việc đạt được các mốc đó.

Hiểu thời gian mà bên kia sẵn sàng đưa vào hoặc mong đợi bạn đưa vào.

Liệu điều này có được thương lượng trong nhiều ngày, nhiều tuần, nhiều tháng không?

Nếu bạn gặp mặt trực tiếp, bạn sẽ làm việc trong bữa ăn hay đang nghỉ giải lao và giao tiếp xã hội bên ngoài văn phòng là một phần của quy chuẩn văn hóa?

D. Điều chỉnh sự khác biệt cá nhân và văn hóa trong việc kết thúc đàm phán và đạt được cam kết

Ưu tiên các vấn đề và đòn bẩy.

Bạn đã đề cập đến những vấn đề quan trọng nhất trước chưa hay đây là những vấn đề cuối cùng cần đề cập?

Có thể sử dụng thời gian - độ trễ hoặc thời hạn sử dụng để di chuyển đòn bẩy không?

Quy trình và giao thức để đóng là gì? Vẫn cần phê duyệt cuối cùng chứ? Ai là người ký đầu tiên và bạn sẽ xác nhận việc đóng cửa như thế nào?

Kế hoạch liên tục nào được mong đợi?

Nhân sự chủ chốt sẽ cần được thuê hay một nhóm được tập hợp?

Những điểm tiếp xúc nào và với tần số nào?

Ai sẽ theo sát các thay đổi thương mại hoặc quy định có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hoặc thậm chí các điều khoản?

Vượt qua rào cản trong đàm phán.

Nếu bạn chưa lên kế hoạch cho sự bất đồng, nghĩa là bạn đã không lên kế hoạch. Bạn có đang dựa vào giao thức, mối quan hệ hoặc cả hai để quản lý thông qua một bất đồng?

Bám sát kế hoạch - kết quả kinh doanh mong muốn có còn rõ ràng không và rào cản này nằm ở đâu liên quan đến kết quả đó?

Phân tích tình hình từ góc độ thương mại, văn hóa và pháp lý. Không có gì lạ khi ba lĩnh vực này hòa hợp trong một nền văn hóa, và xung đột với một nền văn hóa khác.

Vận động và khẩn cấp – Ai cần tham gia vào quá trình ra quyết định và khi nào thì cần đưa ra quyết định? Vấn đề là thứ cần được quản lý theo thời gian hay là nó khẩn cấp? Khách hàng là ai và khách hàng sẽ được phục vụ tốt nhất như thế nào?

III. Bên sau - Duy trì các mối quan hệ chính thức và không chính thức sau các cuộc đàm phán

A. Thỏa thuận bằng văn bản hoặc bằng lời nói

Một khi thỏa thuận được ký kết, nó sẽ sống ở đâu?

Có những mốc quan trọng cần được theo dõi chặt chẽ hay quy trình vận hành tiêu chuẩn sẽ đủ?

Cả hai bên có biết cách sửa đổi hợp đồng / thỏa thuận không? (nghĩa là đối với các công ty giao dịch công khai của Hoa Kỳ, bất kỳ cam kết nào được thực hiện ngoài thỏa thuận bằng văn bản có thể được coi là một lá thư phụ bất hợp pháp).

B. Tuân thủ

Xác định xem có cần bất kỳ báo cáo nào cho mục đích kiểm toán hoặc tuân thủ hay không, ai sẽ quản lý báo cáo, cách thức nhận báo cáo và liệu có cần xác minh sự tuân thủ hay không.

Nếu một khu vực không tuân thủ được phát hiện, hãy xác định tác động và con đường để cứu chữa như cách bạn vượt qua các rào cản trong các đề xuất ở trên.

Nếu lĩnh vực không tuân thủ bao gồm rào cản pháp lý tiềm ẩn đối với hoạt động kinh doanh, hoặc tác động tài chính hoặc tác động khác từ cơ quan quản lý, hãy đảm bảo rằng các mối liên hệ chính (ví dụ: cố vấn bên ngoài, nhân viên chính phủ và giám đốc điều hành có nhu cầu cần biết) đã tham gia và một kế hoạch khắc phục đã được đồng ý.

C. Duy trì mối quan hệ

Yếu tố quan trọng này không thể được nhấn mạnh quá mức. Thông thường, các bên dựa vào một kết quả kinh doanh mong muốn thông thường và ngạc nhiên khi các giao dịch kinh doanh thất bại do mối quan hệ được duy trì kém.

Các ưu tiên của bạn có nhất quán không? Như với bất kỳ mối quan hệ nào, các ưu tiên thay đổi và bạn có thể cần điều chỉnh hoạt động kinh doanh - và thậm chí cả hợp đồng của mình - để điều chỉnh theo những nhu cầu thay đổi này.

Lòng tin. Nếu một trong hai bên không đáp ứng được các kỳ vọng trong Phần A hoặc B ở trên, thì lòng tin có thể giảm sút. Khi bỏ lỡ thời hạn, không đáp ứng các yêu cầu tuân thủ, không thể hiện sự đồng cảm hoặc thiếu giải pháp ngoại giao khi gặp trở ngại, lòng tin - nền tảng của bất kỳ mối quan hệ nào - có thể bị mất.

Cạnh tranh lành mạnh. Tất cả chúng ta đều muốn thành công và mối quan hệ của bạn với một công ty trên thực tế có thể cạnh tranh với mối quan hệ của bạn - hoặc của họ - với một bên khác. Thay đổi động lực thị trường hoặc các động lực nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn có thể thay đổi cán cân quyền lực và tác động đến sự cân bằng trong mối quan hệ của bạn.

Hãy nhớ rằng thành công trong ngoại giao không dựa trên mẫu số chung thấp nhất để tìm kiếm sự đồng thuận. Thay vào đó, các nhà ngoại giao có kỹ năng lắng nghe và học hỏi để đưa ra quyết định có học thức về kết quả tầm nhìn chung nên như thế nào.

Phần kết luận

Tạo dựng các mối quan hệ kinh doanh quốc tế thành công có thể rất bổ ích, cả về mặt chuyên môn và cá nhân. Tuy nhiên, với cơ hội lớn như vậy đi kèm với rủi ro. Lập kế hoạch, thực hiện và bảo trì cẩn thận có thể giúp đảm bảo rằng chiến lược của bạn là đúng đắn, các công ty mà bạn kinh doanh được liên kết và tất cả các bên quan tâm đều sẵn sàng thực hiện các nghĩa vụ đã thỏa thuận. Trường hợp kinh doanh mà chúng tôi đã chia sẻ chắc chắn đã quen thuộc theo cách này hay cách khác, và bất kỳ sự thay đổi nào đối với các quốc gia và luật điều chỉnh đều có thể thay đổi từng tình huống một cách đáng kể. Bằng cách nâng cao kiến ​​thức của bạn về ảnh hưởng văn hóa và luật pháp, cố vấn tại gia sẽ được chuẩn bị tốt hơn cho những cạm bẫy tiềm ẩn và sẽ có các công cụ cần thiết để điều hướng thành công thông qua các tình huống mới bằng cách tận dụng tư duy toàn cầu ngay từ thời điểm đề xuất một thỏa thuận

Source: https://luatthanhdo.com/tu-van-thu-tuc-cap-giay-chung-nhan-dau-tu