Sửa chữa hợp đồng của bạn: Những gì đào tạo về soạn thảo hợp đồng có thể và không thể làm

Sửa chữa hợp đồng của bạn: Những gì đào tạo về soạn thảo hợp đồng có thể và không thể làm

Tình trạng hiện tại của hợp đồng kinh doanh là gì? Chà, chúng tôi có tin xấu, rồi tin tốt, tiếp theo là nhiều tin xấu và tin tốt: Hầu hết các hợp đồng văn xuôi đều bị rối loạn chức năng, nhưng có sẵn chương trình đào tạo để giúp các chuyên gia soạn thảo hợp đồng rõ ràng và ngắn gọn. Nhưng điều đó chỉ giúp bạn cho đến nay; bạn cũng phải bổ sung đào tạo với các sáng kiến ​​tập trung.

Rối loạn chức năng hiện tại

Tin xấu đầu tiên là văn bản trong hầu hết các hợp đồng về cơ bản là sai sót. Bất kỳ hợp đồng nhất định nào đều có thể sẽ bị phá vỡ bởi những cách sử dụng thiếu sót mà thường biến văn xuôi hợp đồng thành "hợp pháp" - những câu văn thô thiển, động từ viết tắt, thừa, câu dài vô tận, văn bản soạn thảo vô nghĩa, v.v.

Ngay cả các hợp đồng ở cuối quang phổ rõ ràng hơn cũng cho thấy nhiều chỗ để cải thiện. Ví dụ, hãy xem phân tích của một trong các tác giả, Ken Adams, về thỏa thuận dịch vụ đám mây đã được cải tiến của IBM.

Xem Kenneth A. Adams, Rất nhiều chỗ để cải tiến: Phê bình của tôi về Hợp đồng Dịch vụ Đám mây Hai trang Mới của IBM, Adams về Soạn thảo Hợp đồng (Ngày 29 tháng 12 năm 2014).

Do sự nhầm lẫn gây ra bởi ngôn ngữ hợp đồng bị lỗi, nên mất nhiều thời gian hơn thời gian để chốt giao dịch, vì vậy bạn lãng phí thời gian và tiền bạc và có thể ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của mình. Và các bên trong hợp đồng thường dẫn đến những tranh chấp mà lẽ ra có thể tránh được.

Nhưng những gì cần thiết cho các hợp đồng rõ ràng, ngắn gọn không có gì là bí ẩn. Ngôn ngữ hợp đồng bị giới hạn và được cách điệu - nó tương tự như mã phần mềm. Theo đó, có thể chỉ định trong một bộ hướng dẫn những cách sử dụng rõ ràng nhất và những cách sử dụng dễ gây nhầm lẫn - đó là những gì Adams thực hiện trong cuốn sách Hướng dẫn cách sử dụng để soạn thảo hợp đồng ( MSCD ). Cũng theo đó, bạn có thể đào tạo nhân viên hợp đồng của mình cách soạn thảo và xem xét các hợp đồng phù hợp với một bộ hướng dẫn. Đó là một tin tốt.

Ngôn ngữ hợp đồng rõ ràng

Đây là một phần nhỏ về ngôn ngữ hợp đồng rõ ràng trông như thế nào.

Mất Archaisms.

Một cách đơn giản để đánh giá chất lượng của hợp đồng là xem mặt trước của hợp đồng có rải rác các chữ cổ hay không, thường là tất cả các chữ hoa: trong khi đó, bây giờ , và nếu bạn đặc biệt không may, hãy chứng kiến . Chúng là những di vật vô dụng từ lâu lắm rồi. Về bản chất, chúng vô hại, nhưng chúng làm tắc nghẽn tác phẩm, xúc phạm trí thông minh của người đọc, và là một dấu hiệu đáng tin cậy cho thấy hợp đồng chứa đựng những rối loạn chức năng khác, đáng lo ngại hơn. Nhưng thật dễ dàng để loại bỏ chúng, và sẽ không ai bỏ sót chúng - chắc chắn không phải những người kinh doanh.

Có được quyền kiểm soát động từ.

Các cấu trúc động từ hỗn tạp luôn gây ấn tượng với ngôn ngữ hợp đồng truyền thống.

Mặt khác, trong việc soạn thảo hợp đồng truyền thống, từ này sẽ được sử dụng quá mức - nó được tìm thấy trong nhiều ngữ cảnh khác nhau, mặc dù trong việc soạn thảo hợp đồng, bạn chỉ nên sử dụng một từ để truyền đạt một ý nghĩa. Ví dụ, người soạn thảo thường thể hiện như một nghĩa vụ ( Người mua phải gửi Thông báo tranh chấp… ) có ý nghĩa như một điều kiện ( Để tranh chấp hóa đơn, Người mua phải gửi Thông báo tranh chấp… ). Sự nhầm lẫn dẫn đến có thể dẫn đến tranh chấp.

Xem, ví dụ, Howard kiện Công ty Bảo hiểm Cây trồng Liên bang, 540 F.2d 695 (Vòng 4 năm 1976)

Mặt khác, người soạn thảo nói chung cũng sử dụng nhiều cấu trúc động từ khác nhau để chuyển tải cùng một ý nghĩa. Cách ngắn gọn nhất để thể hiện sự quyết định của một bên trong hợp đồng là sử dụng có thể, nhưng bạn thấy trong các hợp đồng không có lựa chọn thay thế cuối cùng nào được sử dụng một cách bừa bãi: được ủy quyền cho ; được quyền ; sẽ có quyền ; sẽ được tự do ; có tùy chọn để ; và như thế. Điều đó buộc người đọc phải làm việc chăm chỉ hơn.

Việc loại bỏ các hợp đồng thuộc loại rối loạn chức năng này đòi hỏi phải nhận ra rằng khi nói đến cách sử dụng động từ, mỗi câu trong hợp đồng diễn đạt một trong nhiều loại nghĩa. Adams gọi cách tiếp cận này là "các loại ngôn ngữ hợp đồng" và ông đã xác định các loại khác nhau - ngôn ngữ thực hiện, ngôn ngữ nghĩa vụ và ngôn ngữ chính sách, trong số những loại khác.

Bạn có khả năng hiểu rõ hơn về ý nghĩa và người đọc được lợi khi bạn sử dụng các cấu trúc động từ cụ thể cho các loại ngôn ngữ hợp đồng khác nhau, với các cấu trúc động từ đó phù hợp với tiếng Anh chuẩn, khi được điều chỉnh cho ngữ cảnh chuyên biệt của hợp đồng. Ví dụ, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng sẽ chỉ áp đặt một nghĩa vụ trên một bên là đối tượng của một câu, như trong Công ty thực hiện việc mua thiết bị . Sử dụng will hoặc must thay vì sẽ mang lại cảm giác hiện đại dễ dàng, nhưng với chi phí nghiêm trọng là làm xáo trộn sự phân biệt giữa các loại ngôn ngữ hợp đồng.

Xem Trục xuất khỏi hợp đồng kinh doanh: Vứt em bé ra ngoài bằng nước tắm, Luật sư công ty người Úc, tháng 9 năm 2014.

Ngừng sử dụng cụm từ nỗ lực tốt nhất .

Một kết hợp của hợp đồng thương mại là sử dụng từ nỗ lực để sửa đổi các nghĩa vụ hợp đồng. (Ở Anh, điều tương đương là nỗ lực điên cuồng .) Sử dụng tiêu chuẩn nỗ lực khi một bên hợp đồng không có toàn quyền kiểm soát trong việc đạt được mục tiêu hợp đồng được đề cập là phù hợp.

Hầu hết các chuyên gia về hợp đồng sẽ cho bạn biết rằng trong số các biến thể của nỗ lực , nỗ lực tốt nhất áp đặt một tiêu chuẩn khó khăn hơn là nỗ lực hợp lý . Nhưng sự phân biệt như vậy không có ý nghĩa như một thành ngữ và một vấn đề của luật hợp đồng. Đó là lý do tại sao các tòa án Hoa Kỳ, với một mức độ nhất trí đáng kể, đã nói rằng tất cả các tiêu chuẩn nỗ lực đều có nghĩa giống nhau - nỗ lực hợp lý . Ngược lại, các tòa án ở một số khu vực pháp lý khác đã cố gắng phân biệt giữa các nỗ lực (hoặc nỗ lực) biến thể và đã thất bại hoàn toàn. Điều này xảy ra sau đó là mặc dù các bên tham gia hợp đồng và luật sư của họ thường xuyên phải mặc cả về những nỗ lực này và các biến thể khác của nỗ lực, nhưng họ không thể phân biệt rõ ràng về nguyên tắc giữa các tiêu chuẩn nỗ lực khác nhau cho các mục đích của một nghĩa vụ nhất định.

Xem Với các Điều khoản “Nỗ lực”, Hợp lý vẫn Tốt hơn Tốt nhất , The Lawyers Weekly, ngày 16 tháng 5 năm 2014 (Canada caselaw về những nỗ lực tốt nhất); Beyond Words , Tạp chí Solicitors, ngày 30 tháng 9 năm 2014 ( nỗ lực tốt nhất và các biến thể của nó theo luật Anh).

Cách khắc phục cho sự nhầm lẫn này rất đơn giản: chỉ sử dụng những nỗ lực hợp lý , vì những nỗ lực tốt nhất hứa hẹn nhiều hơn những gì nó có thể mang lại. Nhưng hãy nhớ rằng việc cấu trúc các điều khoản nỗ lực liên quan nhiều hơn đến tiêu chuẩn nỗ lực mà bạn sử dụng.

Xem Sổ tay hướng dẫn soạn thảo hợp đồng , ch. 8 (3d ed. 2013).

Đừng dựa vào tập quán bí ẩn.

Thông thường, những người làm việc với hợp đồng dựa vào các hợp pháp bí ẩn mà bằng cách nào đó đã trở thành vật cố định trong hợp đồng.

Chỉ xem xét một ví dụ - giữ vô hại , thường được tìm thấy trong cụm từ bồi thường và giữ vô hại . Nó không có ý nghĩa thiết lập, mặc dù từ điển pháp lý sẽ cho bạn biết rằng nó có nghĩa tương tự như bồi thường . Việc sử dụng bồi thường và giữ vô hại trong hợp đồng thêm phần dư thừa và nó tạo cơ hội cho một bên bất mãn cố gắng thêm ý nghĩa không mong muốn vào hợp đồng bằng cách lập luận rằng giữ vô hại có nghĩa là một cái gì đó khác biệt với bồi thường .

Vì vậy, nếu một hợp đồng quy định việc bồi thường, đừng để vô hại trong đó chỉ đơn giản là vì nó xảy ra bằng bất kỳ ngôn ngữ nào bạn đang sao chép. Nêu rõ những gì bồi thường bao gồm. Hoàn trả các khoản lỗ tự chi, giả định nợ phải trả, hay cả hai? Chỉ là các tuyên bố không phải của bên nào, hay cũng là các tuyên bố giữa các bên? Thay vào đó, dựa vào một cụm từ bí ẩn như giữ vô hại là bỏ qua rằng bất kỳ ai soạn thảo hoặc xem xét hợp đồng đều có quyền và trách nhiệm trình bày thỏa thuận rõ ràng.

Các giới hạn của đào tạo

Tiêu chuẩn cho nhân viên hợp đồng tại các công ty để học những điều thô sơ của ngôn ngữ hợp đồng trong công việc, với sự đào tạo hạn chế về chất lượng không chắc chắn. Họ có xu hướng dựa quá nhiều vào sự khôn ngoan thông thường mà họ có được, phần lớn điều đó rất lung lay và họ có xu hướng sao chép dựa trên niềm tin vào những gì có trong các hợp đồng tiền lệ và các mẫu của công ty.

Vì vậy, công ty của bạn chắc chắn sẽ có lợi nếu nhân sự của bạn trở thành những người tiêu dùng hiểu rõ hơn về ngôn ngữ hợp đồng. Sách, hội thảo và tài liệu trực tuyến có sẵn để giúp họ. Nhưng - và đây là tin xấu thứ hai - điều đó là chưa đủ nếu bạn muốn có một quy trình hợp đồng nhất quán và hiệu quả.

Thứ nhất, trong trường hợp không có các sáng kiến ​​tập trung, việc tự đào tạo để lại quyền kiểm soát trong tay các cá nhân với nhiều mức độ kinh nghiệm, năng khiếu và sự cống hiến khác nhau. Có khả năng là ngôn ngữ hợp đồng mà họ tạo ra sẽ rất khác nhau về chất lượng, mức độ phù hợp và cách sử dụng được sử dụng.

Hơn nữa, điểm khởi đầu cho các hợp đồng của một công ty là các mẫu của công ty. Nếu bạn không sửa các mẫu của mình, sẽ có một giới hạn đối với những gì các cá nhân có thể làm để cải thiện ngôn ngữ hợp đồng của công ty.

Các bước bổ sung

Vì vậy, việc sửa quy trình hợp đồng của bạn có thể thực hiện được nếu bạn thực hiện thêm hai hoặc ba bước - đó là tin tốt thứ hai.

Đầu tiên, hãy áp dụng hướng dẫn văn phong cho ngôn ngữ hợp đồng, để nhân viên của bạn có các tiêu chuẩn cần tuân thủ khi soạn thảo và xem xét hợp đồng. Nếu không có hướng dẫn về văn phong, về cơ bản bạn đang thừa nhận rằng việc hợp đồng của bạn phản ánh cách tiếp cận ngẫu hứng và không nhất quán đối với ngôn ngữ hợp đồng là có thể chấp nhận được.

Không có khả năng các công ty sẵn sàng hoặc có thể tạo ra một hướng dẫn phong cách toàn diện, nhưng một hướng dẫn văn phong dài 20 hoặc 30 trang sẽ chỉ cung cấp hướng dẫn hạn chế về một số vấn đề nhất định. Và các công ty không thể trông chờ vào việc có được những kiến ​​thức chuyên môn phù hợp. Bộ phận pháp lý của Adobe đã tạo ra một hướng dẫn phong cách tiên phong và đầy tham vọng cho ngôn ngữ hợp đồng, nhưng nó cho thấy những thiếu sót do những trở ngại này.

Xem Kenneth A. Adams, Một số suy nghĩ về Hướng dẫn phong cách của Ban Pháp chế Adobe , Adams về Soạn thảo Hợp đồng (ngày 16 tháng 7 năm 2015).

Với mục đích tận dụng hướng dẫn được cung cấp trong MSCD , Adams đã tạo ra một mô hình "tuyên bố về phong cách" (Xem Sổ tay hướng dẫn về phong cách cho việc soạn thảo hợp đồng , tại 451–55). Đó là một ví dụ về một tài liệu ngắn mà một công ty có thể sử dụng để nói rằng họ đang áp dụng phong cách soạn thảo hợp đồng dựa trên MSCD . Nhưng cách tiếp cận đó cung cấp cho người dùng hai thái cực không thỏa mãn - tuyên bố kiểu mẫu không cung cấp chi tiết, trong khi MSCD cung cấp chi tiết hơn nhiều chuyên gia hợp đồng sẵn sàng hoặc có thể hiểu được. Những gì hiện đang thiếu là một hướng dẫn phong cách có thẩm quyền cung cấp hướng dẫn toàn diện với mức độ hạn chế.

Bước thứ hai để sửa chữa quy trình hợp đồng của bạn sẽ là đại tu các mẫu của bạn để chúng phù hợp với hướng dẫn phong cách của bạn và sau đó duy trì chúng. Ngôn ngữ hợp đồng hiện đại, rõ ràng sẽ được xây dựng trong quy trình hợp đồng của bạn, thay vì giữ lại một thứ gì đó mong muốn nhưng nằm ngoài tầm với. Các mẫu của bạn sẽ có nhiều khả năng thực sự đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn sẽ có trong tay một ngôn ngữ hợp đồng đáng tin cậy để sử dụng khi làm việc với các bản nháp của người khác và nhân viên của bạn sẽ đắm chìm trong ngôn ngữ hợp đồng chất lượng.

Chỉnh sửa lại các mẫu của bạn nghe có vẻ như rất nhiều công việc, nhưng không phải vậy, nếu bạn tranh thủ được kiến ​​thức chuyên môn phù hợp. Nhân viên hợp đồng của bạn có thể biết rõ về doanh nghiệp của bạn, nhưng điều đó không có nghĩa là họ là những người tốt nhất để dịch các mục tiêu giao dịch của bạn sang ngôn ngữ hợp đồng rõ ràng và ngắn gọn.

Và thứ ba, nếu khối lượng giao dịch, giá trị giao dịch và mức độ tùy chỉnh cần thiết từ giao dịch này đến giao dịch khác khiến việc thực hiện như vậy có hiệu quả về chi phí, hãy tự động hóa nhiệm vụ tạo các bản nháp đầu tiên trong hợp đồng của bạn. (Adams sử dụng phần mềm ContractExpress cho việc này. Chris Lemens sử dụng một trang web viết tay thô sơ hơn nhưng hiệu quả hơn cho phép nhân viên bán hàng tập hợp bộ tài liệu họ cần.) Với tự động hóa, bạn tạo hợp đồng không phải bằng xử lý văn bản mà bằng cách trả lời một bảng câu hỏi trực tuyến có chú thích, sau đó hệ thống sẽ tập hợp lại và điều chỉnh ngôn ngữ được tải trước. Điều đó sẽ cho phép bạn tạo hợp đồng nhanh hơn, kiểm soát tốt hơn và ít sai sót hơn.

Và trong những trường hợp thích hợp, tự động hóa sẽ cho phép bạn chuyển trách nhiệm chính trong việc tạo ra các bản thảo hợp đồng đầu tiên từ bộ phận luật sư của bạn sang nhân viên kinh doanh của bạn, với bộ phận luật sư chỉ tham gia để xử lý bất cứ điều gì bất thường. Điều đó sẽ cho phép luật sư của bạn tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị cao hơn và có thể giảm nhu cầu về nhân viên pháp lý bổ sung của bạn.

Thay đổi chậm

Những thay đổi mà chúng tôi đề xuất là khả thi và họ có thể tự chi trả bằng cách đẩy nhanh quá trình ký hợp đồng, giảm rủi ro và giảm thiểu số lượng nhân viên của bạn.

Nhưng trong thế giới hợp đồng tiền lệ, quán tính là một lực lượng cần phải tính đến. Nhiều người không thích sự thay đổi hoặc sáng tạo. Họ thích những gì họ đã sử dụng, và họ không đánh giá cao bất cứ ai cho rằng nó thiếu bằng cách nào đó. Và ở các công ty lớn, các cuộc chiến trên sân cỏ có thể cản trở sự thay đổi nhiều hơn.

Hơn nữa, một số luật sư có thể sẽ cảm thấy khó khăn khi được hướng dẫn để thay đổi cách họ soạn thảo hợp đồng: ảo tưởng rằng một người viết tốt rất khó lay chuyển. Và việc ban hành hướng dẫn phong cách cho ngôn ngữ hợp đồng có thể đe dọa các khái niệm về quyền tự chủ của luật sư.

Vì vậy, mặc dù có rất nhiều ý kiến ​​phản bác về việc thay đổi hợp đồng có hiệu lực, nhưng hiếm khi thấy điều đó được phản ánh trong các hợp đồng của một công ty.

Nếu một tổ chức chưa sẵn sàng cho sự thay đổi, không chắc rằng chỉ cần chứng minh những thiếu sót trong hợp đồng của nó sẽ vượt qua sức ì. Điều xác định liệu một tổ chức có thể thay đổi được hay không là một sự kết hợp rộng rãi của các yếu tố vô hình. Nó có thể hữu ích nếu nó đang trải qua một thay đổi liên quan - ví dụ: thuê luật sư nội bộ đầu tiên của nó. Một tiếng nói mạnh mẽ ở trung tâm ủng hộ sự thay đổi cũng có thể hữu ích. Nhưng có lẽ yếu tố tạo điều kiện cho sự thay đổi nhiều nhất là nếu một tổ chức đang chịu áp lực, để mọi người phải quyết định điều gì họ sợ nhất, quan niệm về sự thay đổi hoặc khả năng họ lãng phí thời gian và tiền bạc, làm tổn hại đến khả năng cạnh tranh của họ. , và giả định rủi ro không cần thiết.

Ngay cả khi một công ty khao khát thay đổi, thì sự thay đổi đó có thể có cơ hội tốt hơn nếu bạn tiếp cận nó dần dần. Ví dụ: thay vì chính thức áp dụng hướng dẫn phong cách trước, có thể đến sau - với các mẫu sửa đổi và đào tạo phù hợp, nhân sự của bạn có thể sẽ bị thu hút về phong cách ưa thích mà không cần được yêu cầu. Và thay vì lao đầu vào một chương trình tự động hóa, bạn có thể tốn rất ít chi phí để thiết lập và chạy một mẫu tự động thí điểm.

Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách làm cho quy trình hợp đồng của mình hiệu quả và nhanh nhẹn hơn, bằng mọi cách, hãy đào tạo nhân sự của bạn, nhưng cũng nên xem xét thực hiện những thay đổi hệ thống cần thiết.

Source: https://luatthanhdo.com/tu-van-thu-tuc-cap-giay-chung-nhan-dau-tu