Luật sư tổng hợp hiện đại

Luật sư tổng hợp hiện đại

Do những thách thức về kinh doanh, điều hành và pháp lý, đó là một vài tháng căng thẳng đối với một hãng hàng không lớn của Hoa Kỳ. Vào tháng 9, công ty đã thông báo rằng Giám đốc điều hành và hai giám đốc điều hành cấp cao khác đã từ chức. Tờ New York Times đưa tin rằng việc từ chức liên quan đến một cuộc điều tra hình sự liên bang về việc liệu hãng hàng không này có giao dịch ưu đãi với chủ tịch Cảng vụ New York và New Jersey hay không. Các báo cáo cho rằng thủ đoạn bị cáo buộc liên quan đến việc hãng hàng không đồng ý khai thác các chuyến bay mất tiền đến sân bay nhà nghỉ của Chủ tịch Cảng vụ hàng không để đổi lại những cải tiến cho trung tâm của họ ở Newark, New Jersey.

Trước thông tin trên, ban giám đốc United Airline đã bổ nhiệm một giám đốc điều hành mới. Đáng buồn thay, chưa đầy một tháng đảm nhận vai trò mới, vị giám đốc điều hành này đã bị một cơn đau tim. Trong hoàn cảnh khó khăn này, ban giám đốc đã chuyển sang cố vấn tổng quát của công ty, Brett Hart, giữ chức vụ Giám đốc điều hành tạm thời. Việc thăng chức của Hart từ tổng cố vấn lên Giám đốc điều hành tạm thời đã thu hút sự chú ý của nhiều người. Ngoài việc là một luật sư xuất sắc, Hart đã thể hiện điều gì với hội đồng quản trị để họ tin tưởng đề bạt anh ta lên vị trí Giám đốc điều hành?

Giám đốc rủi ro và cố vấn kinh doanh chính

Tổng cố vấn biết rằng vai trò của các nhóm pháp lý hoạt động cao đã phát triển. Chỉ quản lý rủi ro, trong khi vẫn cực kỳ quan trọng, là chưa đủ. Tổng cố vấn và nhóm của họ hiện được kỳ vọng sẽ hỗ trợ tích cực cho chiến lược của công ty họ. Xu hướng này đúng trên một loạt các chức năng. Các giám đốc điều hành nhân sự, tài chính và mua sắm đều được kỳ vọng sẽ chứng tỏ giá trị của họ trong việc hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty. Các công ty như United Airlines thấy rõ giá trị của việc có tổng cố vấn hướng tới tương lai, tập trung vào doanh nghiệp.

Các Harvard Business Review xác định xu hướng này một vài năm trước đây trong bài viết “Con đường mới cho C-Suite,” được viết bởi một giáo sư kinh doanh Harvard và hai lãnh đạo cấp cao tại công ty tìm kiếm điều hành Heidrich và Struggles. Cả ba quan sát thấy rằng các nhóm pháp lý đã nhanh chóng xóa bỏ hình ảnh là những lĩnh vực buồn ngủ chỉ đơn giản là xem xét tài liệu, giám sát việc tuân thủ quy định và xử lý nhân viên bất hảo không thường xuyên. Thay vào đó, các tác giả gợi ý rằng tổng cố vấn đang trở thành giám đốc rủi ro của công ty. Điều này có nghĩa là trở thành một phần quan trọng của các giao dịch kinh doanh ngay từ đầu - không chỉ cung cấp dấu chấp thuận hợp pháp vào cuối.

Hôm nay, quá trình chuyển đổi này đã gần hoàn tất. Tổng cố vấn trên toàn cầu ngày càng được coi là những nhà lãnh đạo doanh nghiệp có quan điểm pháp lý. Theo Tạp chí Kinh doanh Harvardbài báo dự đoán, cố vấn chung là những cố vấn đáng tin cậy cho các đồng nghiệp C-suite của họ và thậm chí chính họ đang trở thành CEO. Hai ví dụ nổi bật gần đây về sự nổi lên của luật sư chuyển sang điều hành bao gồm Julie Sweet và Thomas Sabatino. Sweet, cựu tổng cố vấn tại Accenture, gần đây đã được bổ nhiệm làm Giám đốc điều hành khu vực Bắc Mỹ. Sabatino đã chuyển từ vai trò cố vấn chung tại Walgreens để trở thành phó chủ tịch điều hành cấp cao và giám đốc hành chính - cũng như cố vấn chung - tại Hertz. Sabatino hiện giám sát pháp lý, tuân thủ, nguồn nhân lực, quan hệ lao động, truyền thông, các vấn đề chính phủ, quan hệ cộng đồng, bất động sản, cơ sở vật chất và an ninh. Trong thông báo của Hertz về việc bổ nhiệm Sabatino, Giám đốc điều hành của Hertz nhấn mạnh rằng không chỉ đơn giản là sự nhạy bén về pháp lý của Sabatino mà là điều hấp dẫn,

Và điều này lặp lại với Brett Hart tại United Airlines. Không có gì đáng ngạc nhiên, trong thông báo chính thức của United Airline về việc thăng chức Giám đốc điều hành tạm thời của Hart, lý lịch pháp lý của anh ta chỉ là một trong những điểm nổi bật. Ngoài vai trò là cố vấn chung của United, Hart còn giám sát bất động sản doanh nghiệp, trải nghiệm khách hàng, an ninh doanh nghiệp, các vấn đề cộng đồng, trung tâm liên lạc và dịch vụ ăn uống. Hart là một lựa chọn hấp dẫn cho ban giám đốc vì anh đã thể hiện rất tốt khả năng của mình với tư cách là một nhà lãnh đạo kinh doanh. Anh ấy không chỉ hiểu rủi ro và cách quản lý nó một cách thông minh mà còn hiểu biết sâu sắc về chiến lược và kinh doanh của công ty cũng như cách phân phối.

Hàng tỷ doanh thu bị mất

Trong The Social Network , nhân vật của Justin Timberlake hỏi Mark Zuckerberg hư cấu, “Bạn biết điều gì thú vị không? Một tỷ đô la. ” Thông thường, có, một tỷ đô la, hoặc euro, hoặc bảng Anh là tuyệt vời, nhưng nếu tỷ đó đề cập đến doanh thu bị mất của công ty bạn do rò rỉ hợp đồng, thì nó không thú vị chút nào. Một cố vấn chung không thể quản lý rủi ro một cách hiệu quả, cũng không thể thúc đẩy giảm doanh thu hoặc chi phí nếu không nắm chắc các cam kết hợp đồng cơ bản của công ty.

Đối với các tổ chức quy mô vừa đến lớn, khối lượng hợp đồng mua và bán lớn có thể khiến bộ phận pháp lý phải bó tay. Gartner ước tính rằng gần 80 phần trăm tất cả các giao dịch kinh doanh được điều chỉnh bởi các hợp đồng. Price Waterhouse Coopers, một công ty dịch vụ chuyên nghiệp quốc tế, gợi ý rằng hầu hết các tổ chức quy mô vừa đến lớn đều có từ 20.000 đến 40.000 hợp đồng có hiệu lực tại bất kỳ thời điểm nào. Dịch vụ Thông tin Faulkner ước tính rằng gần 10 phần trăm của tất cả các hợp đồng đã thực hiện bị mất.

Và không có gì ngạc nhiên khi họ bị lạc. Tại nhiều tổ chức, hàng chục nghìn hợp đồng này được lập thành văn bản trên nhiều định dạng khác nhau bao gồm tài liệu Word, email, PDF và thậm chí cả fax. Sự đa dạng về định dạng này thường được lưu trữ trên một loạt các ổ đĩa cứng, ổ đĩa flash, hộp thư đến và các tủ đựng hồ sơ bằng kim loại đáng sợ (mà không ai mở trong nhiều năm như thể chính hành động mở ngăn kéo sẽ dẫn đến việc thoát khỏi những thứ đã chứa trước đó rủi ro). Mỗi tác giả cá nhân trên hợp đồng - giám đốc kinh doanh, giám đốc điều hành CNTT hoặc thậm chí là luật sư - đều có nghĩa là một phiên bản mới tiềm năng của hợp đồng. Ngay sau đó, nhiều phiên bản hợp đồng đã phát triển hơn các bản cover của bài hát “Brown Eyed Girl”.

Mặc dù hợp đồng có thể bắt nguồn từ nguồn nhân lực, tài chính, mua sắm, CNTT, bán hàng và tiếp thị, nhưng trách nhiệm của cố vấn chung là hướng dẫn, tổ chức và tập trung quy trình hợp đồng. Ngoài ra, các hợp đồng này cần được tạo, phê duyệt, thực hiện, lưu trữ, quản lý, sửa đổi và gia hạn. Và cuối cùng, chúng cần phải có thể tìm kiếm được để đảm bảo tuân thủ, đảm bảo các ưu đãi và giảm thiểu rủi ro.

Sai lầm có thể hủy hoại công việc kinh doanh theo đúng nghĩa đen. Hãy lấy trường hợp đáng tiếc của Park City Mountain Resort, ở Park City, Utah, từng là một trong những khu trượt tuyết hàng đầu thế giới. Park City Mountain Resort đã thuê khu đất mà nơi đây vận hành các dốc trượt tuyết nổi tiếng của mình. Vào mùa xuân năm 2011, khi việc gia hạn hợp đồng thuê thêm 20 năm của khu nghỉ mát sắp được gia hạn, không ai trong công ty có vẻ lo ngại. Tai hại thay, họ đã bỏ lỡ thời hạn gia hạn hai ngày. Việc gia hạn không đúng cách đã cho phép chủ đất cho Vail Resorts thuê đất, điều này đã làm tăng khoản thanh toán thuê hàng năm từ 155.000 USD lên 25 triệu USD (lưu ý rằng điều này cũng bao gồm tiền thuê khu nghỉ dưỡng thứ hai ở Park City). Vì sai sót này, Park City phải đối mặt với một tương lai bất định, đầy kiện tụng.

Park City Mountain Resort là một ví dụ đáng kinh ngạc, nhưng việc thiếu quy trình và tổ chức này có nghĩa là hầu hết các công ty đều mất doanh thu thực sự. Hiệp hội Quốc tế về Quản lý Hợp đồng & Thương mại tin rằng các tổ chức bỏ lỡ 9% doanh thu mỗi năm do quản lý hợp đồng kém. Đối với một doanh nghiệp có doanh thu hàng năm 1 tỷ đô la Mỹ, điều này tương đương với khoản doanh thu bị mất khoảng 100 triệu đô la Mỹ. Một cố vấn chung có khả năng kiếm thêm 10 phần trăm doanh thu mỗi năm phổ biến hơn ca sĩ nhạc đồng quê George Strait của Mỹ tại một quán cà phê ở Texas.

Giải pháp: Phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng

Do số lượng hợp đồng khổng lồ, không luật sư nào, thậm chí không phải một người tài năng như Lionel Hutz, có thể một mình quản lý hiệu quả các nghĩa vụ hợp đồng của công ty. Tổng cố vấn cần các công cụ mới dưới dạng các giải pháp cấp doanh nghiệp để quản lý và dự đoán rủi ro và tuân thủ trên tất cả các hợp đồng mua và bán. Chỉ thông qua loại hình tổ chức mạnh mẽ, tập trung hóa và phân tích này, các công ty mới có thể tối đa hóa giá trị của các hợp đồng của họ và tự bảo vệ mình trước những tổn thất.

Tiết lộ đầy đủ: Tôi là cố vấn chung của Defence, Inc., nhà cung cấp toàn cầu về quản lý vòng đời hợp đồng doanh nghiệp phần mềm như một dịch vụ, tìm nguồn cung ứng chiến lược, quản lý nhà cung cấp và các giải pháp mua hàng trả phí. Tôi thích ngủ ngon vào ban đêm và tôi muốn bạn cũng vậy. Thay vì một Ambien (đó là Stilnox bên ngoài Hoa Kỳ), tôi có thể đề xuất phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng không? Hàng ngày, tôi làm việc với các cố vấn chung để tìm kiếm các công cụ giúp họ quản lý rủi ro và hỗ trợ chiến lược của công ty họ.

Tác động của phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng - hoặc thiếu nó - đối với các nhóm pháp lý có thể rất sâu sắc. Trong khoảng thời gian vài tháng, tôi đã thấy các nhóm pháp lý đi từ việc tham gia 50% - hoặc ít hơn - các hợp đồng bên mua và bên bán sang chủ động thúc đẩy hơn 80% các hợp đồng tương tự này. Ngoài việc theo dõi dữ liệu và tài liệu, các nhóm pháp lý và các đối tác bên phía doanh nghiệp của họ đang sử dụng quản lý vòng đời hợp đồng trong toàn doanh nghiệp để cộng tác với các nhà cung cấp và các bên liên quan, để hoàn tất các giao dịch và giành được lợi thế kinh doanh.

Hầu hết các phần mềm quản lý hợp đồng đều có hai chức năng chính. Đầu tiên là quy trình làm việc có thể theo dõi để yêu cầu, tạo, thương lượng và phê duyệt hợp đồng. Thứ hai là kho lưu trữ - một kho lưu trữ - nơi các hợp đồng của công ty có thể được lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm.

Một ước tính của Forrester Research cho thấy rằng phải mất gần 3,5 tuần tại một công ty điển hình để một hợp đồng được yêu cầu, tạo, thương lượng và thực hiện. Tuy nhiên, các trình hướng dẫn và mẫu với phần mềm quản lý vòng đời quản lý hợp đồng cho phép các công ty tự động hóa và hợp lý hóa việc tạo hợp đồng. Các mẫu này có thể bao gồm các điều khoản và kiểm soát đã được phê duyệt trước để đảm bảo ngôn ngữ yêu cầu của công ty không bị thay đổi hoặc bị xóa. Nếu một thay đổi được thực hiện đối với ngôn ngữ này, một cảnh báo có thể được gửi ngay đến người quản lý hoặc người đại diện hợp pháp để phê duyệt. Tổng cố vấn có thể là một số hợp đồng đã thực hiện tuân thủ các chính sách và mục tiêu kinh doanh phù hợp.

Các nhóm pháp lý muốn đảm bảo rằng họ đang phân bổ các nguồn lực phù hợp vào đúng thời điểm. Một lợi ích chính khác của tự động hóa đối với nhóm pháp lý là luật sư không còn cần phải xem xét từng từ của mọi hợp đồng mới. Thay vào đó, luật sư có thể tập trung vào các sai lệch hợp đồng mà phần mềm đã xác định. Các ước tính mang tính giai thoại cho thấy rằng thời gian dành cho việc đàm phán và xem xét hợp đồng của một nhóm pháp lý có thể giảm tới 90% do kết quả của quá trình tự động hóa và quy trình làm việc có thể theo dõi được. Thời gian chu kỳ ngắn hơn cho các hợp đồng có nghĩa là hiệu quả được cải thiện và tăng doanh thu.

Phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng toàn doanh nghiệp cũng cung cấp cho các nhóm pháp lý và quản lý cấp cao cái nhìn sâu sắc về các hợp đồng đã thực hiện của một công ty. Trang tổng quan có thể cung cấp thông tin tổng quan về thời điểm hợp đồng sắp được gia hạn, thời điểm khuyến khích bắt đầu hoặc khi nào nên áp dụng chiết khấu. Thông tin chi tiết này cho phép cố vấn chung chủ động hợp tác với các đối tác kinh doanh của họ để xác định các cơ hội tạo doanh thu và hạn chế chi phí.

Tổng cố vấn là những giám đốc điều hành lý tưởng để chủ trì các giải pháp quản lý hợp đồng. Cố vấn tổng quát làm việc trên hầu hết các khía cạnh của doanh nghiệp, vì vậy họ ở vị trí tốt nhất để giải quyết các nhu cầu hợp đồng toàn diện của tổ chức. Và, cố vấn chung có xu hướng có các kỹ năng và quyền hạn để tập hợp một nhóm đa dạng các nhà lãnh đạo lại với nhau và phục vụ như một trọng tài công bằng. Một tổng cố vấn tập trung vào kinh doanh hiểu chiến lược của công ty và hợp tác hiệu quả với ban lãnh đạo cấp cao để thúc đẩy chiến lược đó là một thành viên mạnh mẽ của nhóm điều hành. Và, có lẽ một ngày nào đó, một giám đốc điều hành.

Vượt qua rủi ro: Cách Xác định CLM biến hợp đồng thành động lực kinh doanh chiến lược

Nếu văn phòng của tổng cố vấn hoặc CLO ngày càng trở thành con đường dẫn đến vị trí CEO, thì không có gì lạ. Rất ít vai trò trong một tổ chức lớn có thể kết hợp tầm nhìn 30.000 foot với các chi tiết xác thực như GC. Quản lý vòng đời hợp đồng (CLM) là một trong những cách tốt nhất cho bất kỳ ai trong bộ phận pháp lý - hoặc trên tất cả các bộ phận tổ chức - đạt được cùng quan điểm 360 độ, thời gian thực.

Chắc chắn, CLM là về sự tuân thủ, tính nhất quán và quyền truy cập - đảm bảo các hợp đồng tuân thủ các nguyên tắc và ngôn ngữ của công ty, cũng như đáp ứng các yêu cầu quy định hiện hành. Vì bài viết kèm theo rất rõ ràng, biết tất cả các hợp đồng của bạn ở đâu, nội dung nào trong đó và nghĩa vụ của bạn có thể tạo ra hoặc phá vỡ một tổ chức. Nhưng hơn thế nữa, về bản chất, CLM biến các hợp đồng thành tài sản có đòn bẩy và lợi thế cạnh tranh. Quản lý hợp đồng có thể giúp biến rò rỉ doanh thu tiềm năng thành công cụ tạo doanh thu, thúc đẩy hoạt động kinh doanh thông qua khả năng hiển thị đầy đủ, do đó có nghĩa là hoàn toàn tin tưởng vào việc ra quyết định.

Đối với cố vấn chung, điều quan trọng đối với các tổ chức là khai thác và phân tích tất cả các hợp đồng của họ. Một cái nhìn rõ ràng về danh mục hợp đồng trực tiếp nâng cao khả năng quản lý rủi ro của tổ chức, cắt giảm chi phí và hình phạt bổ sung, đồng thời mở rộng cơ hội doanh thu - tất cả đều có khả năng lên đến hàng triệu đô la.

Rõ ràng, đối với bất kỳ ai vẫn nghĩ CLM chỉ đơn thuần là một kho lưu trữ, hãy suy nghĩ lại. Trên thực tế, CLM đưa các hợp đồng ra khỏi tình trạng đình trệ “được giải quyết” và đưa chúng vào bảng cân đối kế toán. Không chỉ đơn thuần là giảm thiểu rủi ro, những tài sản vô giá này còn chứa rất nhiều dữ liệu, được truy cập một cách hiệu quả, có thể được sử dụng để lập kế hoạch kinh doanh chiến lược. Trong trường hợp của ví dụ về Park City Mountain Resort, hợp đồng cho thuê 20 năm tuổi đó là một tài liệu sống có thể có kết quả rất khác nếu tổ chức đã sử dụng CLM, chẳng hạn như được cung cấp bởi Xác định Inc.

Các GC tại các công ty hàng đầu dựa vào CLM để nhận thức tình huống. Khi bạn có hàng nghìn hoặc hàng chục nghìn hợp đồng đang hoạt động tại bất kỳ thời điểm nào, với nhiều hợp đồng hơn được tạo ra mỗi ngày, không ai có thể theo dõi tất cả. Đó là những gì một CLM có thể định cấu hình, có thể mở rộng và mạnh mẽ. Không chỉ là một kho lưu trữ hoặc công cụ tạo hợp đồng chiến thuật, nó cung cấp cho bạn khả năng hiển thị và kiểm soát năng động trên toàn doanh nghiệp đối với tất cả các hợp đồng của bạn.

Tất nhiên, khi nói đến việc đơn giản hóa quy trình và tăng tốc quy trình làm việc, CLM giúp mọi thứ dễ dàng hơn ngay từ đầu. Như bài báo đã chỉ ra, khi bạn có quyền kiểm soát toàn bộ vòng đời của hợp đồng - từ yêu cầu và tác giả đến khi gia hạn - bạn biết chính xác những gì trong mỗi hợp đồng và tại sao. Với Xác định CLM, các biểu mẫu tùy chỉnh giữ cho hợp đồng đơn giản, các mẫu được phê duyệt và thư viện điều khoản trao quyền cho các bên liên quan để cộng tác, đường dẫn phê duyệt cho biết ai đã xem và ký phiên bản nào, đồng thời theo dõi giữ mọi người trên cùng một trang. Nó thay thế sự kém hiệu quả của quy trình và rào cản (và rủi ro tiềm ẩn) bằng khả năng tiếp cận và tính minh bạch hoàn toàn, dẫn đến sự tuân thủ và sự tự tin.

Theo Gartner, một công ty nghiên cứu CNTT hàng đầu, việc gia tăng độ phức tạp của hợp đồng (đặc biệt là với sự gia tăng toàn cầu hóa) và việc giám sát kiểm toán sẽ thúc đẩy mức tăng 40% trở lên trong việc áp dụng giải pháp CLM vào cuối năm 2017. Theo Defence Inc., cho dù đó là cải thiện doanh thu, giảm thời gian chu kỳ, tăng cường tuân thủ và / hoặc một lý do khác, nếu tổ chức của bạn đang xem xét triển khai hoặc nâng cấp CLM, dưới đây là các tính năng cần tìm:

Giải pháp dựa trên đám mây giúp triển khai nhanh chóng và nâng cấp liền mạch

Khả năng mở rộng cho phép mở rộng đơn giản bất kể công ty phát triển lớn mạnh hay phi tập trung như thế nào

Khả năng tùy chỉnh và cấu hình đầy đủ (các giải pháp bán sẵn sẽ nhanh chóng đạt được các giới hạn)

Thông báo và cảnh báo - bạn muốn biết trước bất kỳ gia hạn hoặc nghĩa vụ nào

Kho lưu trữ đám mây có thể tìm kiếm và dễ sử dụng với khả năng tìm kiếm siêu dữ liệu có thể thay đổi

Hợp đồng "thuật sĩ" hoặc hướng dẫn để mọi người làm quen và thiết lập và chạy nhanh chóng

Đường dẫn phê duyệt tùy chỉnh - song song hoặc nối tiếp nếu cần

Tích hợp chữ ký điện tử

Nếu bạn đang đọc điều này, bạn là một chuyên gia pháp lý - vì vậy bạn đã biết phải thực hiện thẩm định của mình khi chọn nhà cung cấp CLM. Có rất nhiều sự lựa chọn, nhiều tính năng và một loạt các định dạng. Bắt đầu bằng cách nói chuyện với các đồng nghiệp tại các tổ chức khác đã triển khai thành công giải pháp CLM.

CLM có phải là con đường nhanh nhất để bạn đạt được chức danh Giám đốc điều hành không? Nói theo cách này: không có CLM có thể là trở ngại lớn nhất của bạn.